Kötelező-e pénztárgépet használnom? Miért lesz egyszerűbb az életem a pénztárgép használattal? Mik a szabályok? Milyen a hordozható készülék? Hogyan legyek NAV-álló? Sok ilyen és ehhez hasonló kérdés merül fel a jogszabályok közt elveszve, melyekre jelen kétrészes cikksorozatunk igyekszik megadni a választ és tisztán látni online pénztárgép témakörben.
Mi az első lépés az online pénztárgéphez vezető úton?
A pénztárgép típusok szemezgetésével egyidőben érdemes megkérni az üzembehelyezési kódot is. Ezt ügyfélkapun keresztül kell a NAV-tól igényelni PTG REG nyomtatványon. amennyiben nem vagyunk jártasak a nyomtatvány kitöltésben és az ügyfélkapu használatában kérjük könyvelőnk segítségét. A NAV 1-5 nap alatt küldi meg részünkre a kódot, egy PDF dokumentum formájában, melyre szükségünk lesz a pénztárgép megvásárlásához. Minden kód egyszer használható fel és egy évig érvényes. A kód segítségével fogja tudni a műszerész a beüzemeléskor a pénztárgépet a NAV rendszeréhez kapcsolni, hogy az onnan fel- és letöltsön adatokat.
Hogyan válasszunk pénztárgép szervizt?
Amennyiben a kiválasztásban tanácsadásra van szükségünk, a kínált termékek árán túl érdemes megvizsgálni a kínálatot. Minél szélesebb körű a termék paletta, annál valószínűbb, hogy valóban a mi igényeinkre szabva fognak gépet ajánlani. Minden esetben tájékozódjunk, hogy vannak-e speciális vásárlási feltételek (például hűségszerződés) és alaposan fontoljuk meg, hogy mit nyerhetünk és mit veszíthetünk ilyen esetekben hosszabb távon.
Gondolkodjunk hosszútávú együttműködésben! Ne csak azt nézzük meg mennyibe fog kerülni a pénztárgépünk, mivel a pénztárgépeket évente kötelező felülvizsgáltatni érdemes olyan szervizt választani, akire számíthatunk hosszú távon is.
Fontos szempont még, hogy hozzáértő és készséges csapatot válasszunk, hiszen szükségünk lehet a pénztárgép megvásárlása után is segítségre. Lehetőség szerint olyan szervizt válasszunk, ahol segítenek a pénztárgép használt első lépéseinek elsajátításában és ahová fordulhatunk később is kérdéseinkkel. Kérjünk ajánlásokat, ha van az ismeretségi körünkben olyan, aki üzemeltet pénztárgépet.
Mi az a pénztárgépnapló?
A pénztárgépnapló a pénztárgép szervizkönyve, melyet a beüzemeléskor kapunk meg a géppel együtt. Belekerül a szervizes élettörténet, szigorú számadású bizonylatok közé fel kell venni, mindig meg kell lenni az üzemeltetési helyen. egy esetleges NAV ellenőrzés során is elkérik, illetve felülvizsgálat vagy bármilyen szervizes tevékenység megkezdése előtt át kell adjuk a műszerésznek. Mindenképpen a pénztárgép mellett tartsuk biztonságos és könnyen elérhető helyen. Egy esetlegesen elveszített napló pótlását a szerviznek a NAV-hoz is be kell jelentenie, illetve anyagi vonzata is van, vigyázzunk rá!
Mire lehet még szükségünk?
Az első és megkerülhetetlen dolog a pénztárgépszalag, melyre a pénztárgép nyomtat. A Rendelet meghatározza, milyen szalag használható pénztárgépekben, így mindig olyat vásároljunk melynek hátoldalán szerepel, hogy „pénztárgépben és taxaméterben használható” és biztosított a nyomat olvashatósága a rendeletben meghatározott ideig (8 év). A nem megfelelő pénztárgép szalag használata mulasztási bírságot vonhat maga után.
Amire szintén mindenképp szükségünk lesz a Rendelet alapján az a pénztároló eszköz. A jogszabály nem határozza meg mi lehet pénztároló eszköz, de a legkényelmesebb és legbiztonságosabb megoldás állandó telephelyen a kasszafiók. Összeköthető a pénztárgéppel, mely minden készpénzes műveletnél kinyitja nekünk, kényelmesen és átláthatóan tárolhatjuk benne mind a bankjegyeket, mind az érméket. Mozgó telephely esetén egy külön pénztárca a javasolt. A fentieken túl használható bármi, akár egy cipősdoboz is, de pénztároló eszköznek lennie kell és abban csak a péntárgépbe bevezetett összeg lehet benne! A saját magán pénztárcánk emiatt nem minősül a pénztárgéphez tartozó pénztároló eszköznek. Amennyiben nincs a pénztárgéphez tartozó kasszánk, vagy nem egyezik a pénzkészlet a pénztárgéppel az mulasztási bírságot vonhat maga után egy esetleges NAV ellenőrzés során.
Hogyan kapcsolódik az online pénztárgép a NAV-hoz? Kell-e külön internet a telephelyen?
Nem, online pénztárgépek mobilinternet hálózaton kommunikálnak a NAV szerverekkel, egy SIM kártyán keresztül. A SIM kártya a pénztárgép AEE-ben van, így a szolgáltató nem választható, de a szolgáltatás díja hatóságilag meghatározott, minden szolgáltató esetében 1 500 Ft + Áfa pénztárgépenként (kiskassza esetén). Az adatkapcsolati szerződést a beüzemeléskor a szervizen keresztül kötjük meg a szolgáltatóval, ha ez megtörtént nekünk nincs más teendőnk, mint a számlák fizetése. Ez viszont fontos feladatunk, mert az adatkapcsolat fenntartása az üzemeltető kötelessége, ha mulasztásunk miatt nem kommunikál a gépünk a szolgáltató késedelmi díjain túl a NAV-tól is számíthatunk bírságra.
Mi az AP szám?
Az AP szám a pénztárgép egyedi azonosítója, melyet a vásárló által jól látható helyre ki kell írni. A pénztárgépeken van matrica az AP számmal, ha a gépet úgy helyezzük el, hogy ez egyértelműen és jól látszik nincs további teendőnk. Amennyiben valamilyen okból ez nem valósul meg legalább 3 cm-es betűkkel ki kell írni.
Mi az éves felülvizsgálat és mikor kötelező?
A Rendelet alapján a pénztárgépeket évente egy arra jogosult műszerésszel felülvizsgáltatni kötelező. A felülvizsgálat határideje mindig a beüzemeléstől, vagy az utolsó éves felülvizsgálattól számított 365 napon belül esedékes. Az éves felülvizsgálat elvégeztetése az üzemeltető felelőssége. A felülvizsgálat lényege, hogy a műszerésznek hardveresen és szoftveresen is meg kell vizsgálnia a pénztárgépet, meggyőződnie arról, hogy megfelelően működik és hiteles adatokat küld a NAV-nak. Ez körülbelül egy órát vesz igénybe és a rendelet szerint a pénztárgép üzemeltetési helyén kell megtörténnie, hogy az üzemeltetés körülményei is vizsgálhatóak legyenek. Amennyiben valamilyen hiányosságot vagy meghibásodást észlel a műszerész, azt jelzi az üzemeltető felé, akinek kötelessége gondoskodnia ezek mielőbbi megoldásáról.
Amennyiben a felülvizsgálat idején a pénztárgép felfüggesztés alatt áll a felülvizsgálat elhalasztható legkésőbb az újraaktiválásig. Ilyen esetben azonban az aktiválás után először a felülvizsgálatot kell elvégeztetni és csak után szabad használni a gépet.
Mit kell tennem, ha hosszabb szünetet tartok a tevékenységemben?
A Rendelet szerint amennyiben 30 napnál hosszabb ideig nem használja az üzemeltető a pénztárgépet, köteles a felfüggesztést bejelenteni a NAV felé. Ha a tevékenység szezonális, vagy bármely egyéb okból (felújítás, betegség, de ide tartozik a jelenlegi veszélyhelyzet miatti zárvatartás is) 30 napon túl nem üzemel a telephely azt egyszerűen le kell jelenteni a NAV felé PTGTAXUZ nyomtatványon, majd az újraindulás előtt bejelenteni az aktiválást. Ha azonban csak két hét szünetet tart a vállalkozó és addig a gépet nem használja nincs teendője.
Minden értékesítésről vagy szolgáltatásról kell bizonylatot adni?
Igen. Minden esetben kell kiállítani nyugtát vagy számlát a már fent leírt szabályok alapján.
Mi a teendőm, ha valaki Áfás számlát kér?
Számla kiállításra ma már nagyon egyszerű és bárhonnan, akár egy mobillal hozzáférhető, böngészőből elérhető lehetőségek vannak (Billingo, Számlázz.hu, stb.). Használatuk egyszerű, költséghatékony és a kiállított számlákat rögtön továbbítják is a NAV felé, így ezt már nekünk nem kell megtenni. Ami nagyon fontos, hogy egy értékesítésről vagy számlát, vagy nyugtát adunk, mindkettőt nem! Míg korábban az Áfás számlát be lehetett ütni a pénztárgépbe, ma ezt már nem szabad megtenni, mert mindkettő azonnal megy a NAV-hoz, így Áfa fizetési kötelezettségünk duplán állna fenn ilyen esteben. Ami szintén nagyon fontos, hogy az Áfás számláért kapott összeget csak akkor tehetjük a kasszafiókba a pénzkészlethez, ha azt rögzítjük a pénztárgépbe is (pénzmozgás bizonylattal, pénz be/ki funkciók), ellenkező esetben a pénzkészlet nem fog egyezni a pénztárgéppel.
Hozzáférhetőek-e a pénztárgépben tárolt adatok az üzemeltető számára?
Természetesen igen. A pénztárgépből, bár ezt kevesen használják, nyerhetőek ki értékesítési adatok időszakokra vetítve akár. Gépünk megfelelő programozása esetén nem csak a könyvelésünket támogathatjuk a pénztárgépünkből kinyert adatokkal, de saját magunk számára is informatív lehet. amennyiben egyszer rászánjuk az időt és energiát, hogy szolgáltatásainkat részletesen felvigyünk, időszakos riportjainkból jól kiolvasható mely termékekből mennyi bevételünk lett adott időszakban.
Van- még a pénztárgépnél is okosabb és egyszerűbb megoldás?
Kaphatóak már a magyar piacon is okos pénztárgép, a SmartKassa. Ez egy olyan tablet alapú pénztárgép, mely nem csak pénztárgép, saját értékesítési rendszere van, mely egy felhőben tárolt termékadatbázisból dolgozik (mely bárhonnan elérhető), számlát is ad, integrált bankkártya terminállal rendelkezik. Az értékesítési rendszere egy éritőképernyőn egyszerűen kezelhető, sokszínűen riportolható, kis helyen elfér és nincs szükség külön PC telepítésére vagy drága szoftverek megvásárlására.
Mi az az átszemélyesítés?
Amikor egy használt pénztárgép eladásra kerül az új tulajdonos számára szerviznek át kell személyesítenie. Ez a korábbi tulajdonos adatainak, naplójának lezárásával és a fejléc adatainak módosításával, adatkapcsolati szerződés rendezésével járó folyamat. Nem minden pénztárgép átszemélyesíthető, ezért, ha használt pénztárgépet vásárolnánk mindenképp egyeztessünk szervizzel előtte. A régebbi még használható pénztárgépek közül sem mind átszemélyesíthető, illetve lehetnek műszaki akadályok, melyek komoly anyagi károkat okozhatnak a vásárlónak, illetve van, amit egyszerűen nem éri meg átszemélyesíteni.
Cikkünk első része itt olvasható!
Bízom benne, hogy a legfontosabb kérdéseket a pénztárgép vásárlás és üzemeltetés kapcsán sikerült megválaszolnunk és átláthatóbbá tenni.
Marjai Brigitta és “pénztárgépem.hu” Csapata
EcoSoft Kft. – Computer – Pénztárgép
———————————————-
Üzlet, Szerviz: 1115 Budapest, Bartók Béla út 106-110.
Tel: +36 1 382 7066